Organizacja imprez – dlaczego warto skorzystać z pomocy profesjonalistów?
Organizacja imprez czy eventów wiąże się ze sporym wysiłkiem i zazwyczaj jest to czasochłonne przedsięwzięcie. Nie każdy ma do tego głowę i nic w tym dziwnego. Wbrew pozorom, nie zawsze jest to czysta przyjemność i frajda. Zdarza się, że wszystko idzie nie po naszej myśli lub w ogóle nie wiemy od czego zacząć. I tu Drodzy Państwo, wkraczamy my. W czym możemy Wam pomóc:
Po pierwsze – ustalić charakter imprezy. I nie mówię tu o tym czy będą to 50-te urodziny, rocznica ślubu, wieczór panieński, impreza firmowa czy wesele – to na pewno będziecie wiedzieć sami. Charakter imprezy to inaczej jej forma, której ustalenie to pierwszy etap przy planowaniu jakiegokolwiek przedsięwzięcia. Przyjęcie może odbyć się zarówno w pięciogwiazdkowym Hotelu jak również pod białym namiotem na świeżym powietrzu czy w altance grillowej w pięknym ogrodzie. Należy jednak pamiętać, że każde przyjęcie rządzi się swoimi prawami i nie zawsze wpasuje się w ramy grillowej biesiady. Podobnie jest z zaproszonymi gośćmi – trzeba mieć na uwadze każdego z nich i starać się tak dopasować formę przyjęcia żeby każdy z zaproszonych czuł się na nim komfortowo. Forma imprezy w dużym stopniu determinuje wybór miejsca oraz terminu imprezy.
Po drugie – wybrać miejsce. Jak już wcześniej wspomniałam na wybór miejsca, duży wpływ ma forma imprezy. Przyjęcia pod namiotem rodem z amerykańskiego snu mają wiele zalet lecz prawie tyle samo wad. W takich sytuacjach pomoc fachowca stanie się nieoceniona. Jakie to wady? Na przykład toaleta na świeżym powietrzu, zmrożenie alkoholu, ciepłe posiłki, kącik dla zmęczonych maluchów i oczywiście POGODA, z którą wedding plannerzy toczą odwieczną walkę. Jeśli chodzi o wybór sali czy restauracji weselnej to szczególną uwagę należy jednak zwrócić na takie aspekty miejsca jak: menadżer, akustyka sali, rozmieszczenie przestrzenne, proksemika wnętrza, lokalizacja kuchni, toalet oraz szatni. Niektóre z tych aspektów mogą wydać się błahe, ale z doświadczenia wiemy, że podczas eventu wiele zdarzyć się może, dlatego warto mieć wszystko pod kontrolą.
Po trzecie – catering. W większości przypadków restauracje, w których organizujemy przyjęcia posiadają swoje zaplecze kulinarne. Zdarza się jednak, że urokliwe miejsce z jasną salą w otoczeniu parku, posiada nie do końca sprawdzone zaplecze kulinarne. Klienci z reguły o tym nie wiedzą, bo skąd? Dobre rozeznanie rynku to podstawa branży eventowej. Co zrobić w takiej sytuacji? Można zamówić catering zewnętrzny lub dokładnie przestudiować z szefem kuchni każde danie, włącznie z wcześniejszą degustacją. Wszyscy dobrze wiemy, że dobre jedzenie jest podstawą udanego przyjęcia, podobnie jak..
Po czwarte – muzyka. Z naszego doświadczenia wynika, że muzyka gra główną rolę na każdym przyjęciu, a jeśli nie główną to mocną, drugoplanową. Muzyka kreują atmosferę, pobudza do tańca lub do rozmowy. Nie ma nic gorszego niż zawodząca wokalistka czy zbyt ekspresyjny grajek. Często zdarza się, że na tzw. Castingach zespołu muzycznego, większość z nich prezentuje się dobrze – znany repertuar, efektowne nagłośnienie. Nie zapominajmy jednak, że na przyjęciu zespół będzie grał przez całą noc, a nie przez jedną piosenkę. Czy z czasem ich forma nie spadnie? Jak sprawdzą się w roli wodzirejów? Tak, z reguły to lider zespołu prowadzi całą imprezę, włącznie z przeróżnymi konkursami, których niektórzy starają się uniknąć. Przed podpisaniem umowy zawsze warto poruszyć kwestię zabaw weselnych, żeby nie zostać niemile zaskoczonym podczas jej trwania. Należy pamiętać również o ustaleniu repertuaru. W większości przypadków zespół czy DJ są otwarci na sugestie klientów i chętnie dobiorą repertuar pod Wasze gusta.
Po piąte – fotorelacja. Warto zadbać o to, żeby była zrobiona profesjonalnie. Doskonale wiemy, że podczas przyjęcia rządzą nami przeróżne emocje i nie jesteśmy w stanie wszystkiego zapamiętać. Zdjęcia czy filmy pozwalają przeżyć ten dzień jeszcze raz, bez emocji i stresu. Pokaz zdjęć to również okazja do spotkania się w gronie rodziny i wspólnego przeżycia ponownie pięknych chwil. Zapewniamy, że takim spotkaniom zawsze towarzyszy mnóstwo śmiechu i pozytywnych emocji. O czym pamiętać przy wyborze fotografa? Koniecznie zweryfikujcie sprzęt, jakim dysponuje fotograf. Jak wytrzymała jest bateria, czy filmy nagrywane są w jakości HD, należy również ustalić czas pracy kamerzysty czy fotografa, często bywa, że kończą pracę wtedy, kiedy zabawa zaczyna się rozkręcać. Zwróćcie uwagę również na to, czy w cenę wliczona jest oprawa graficzna wykonanych zdjęć czy filmów oraz gotowy album.
Po szóste – umowy. Warto przeanalizować treść każdej z nich przed ich podpisaniem. Mały druczek to prawdziwa zmora zleceniodawców. Umowy podpisujecie ze wszystkimi Waszymi podwykonawcami, a z doświadczenia dobrze wiemy, że każda branża rządzi się swoimi prawami.
Po siódme – cała reszta! Wymieniłyśmy jedne z najważniejszych aspektów, których nie sposób pominąć przy planowaniu jakiegokolwiek przyjęcia. Istnieje jednak cała masa drobiazgów, pozornie błahych, ale mających duży wpływ na przebieg i atmosferę imprezy. Od tego są agenci do zadań specjalnych, którzy przejmą kontrolę nad wszystkim podczas gdy Wy będziecie mogli cieszyć się wyjątkowymi chwilami.